Office 365 Algemeen

Office 365 Algemeen


texter article image

Meestal gaat het op deze plek over Office 365. Nu gaat het even over iets anders. Ik vindt het verschrikkelijk om steeds dezelfde dingen te moeten intypen. Ik kopieer en plak graag met teksten. Vooral inlognamen, bepaalde frasen die ik maar steeds weer gebruik. Ik heb net weer een juweeltje gevonden. Een juweeltje is voor mij "iets" in de digitale wereld dat mijn leven makkelijker maakt. De kern van automatisering denk ik.

Jasper Oosterveld en Aldo de Aldo de Beunje delen ervaringen en kennis over Office 365, Yammer, Office 365 groups en Adoptie van Office 365. Adoptie van Office 365 en SharePoint is een Hot item bij veel organisaties. Ook zij zoeken naar een manier hoe de uitgebreide functionaliteit uitgenut kan worden door de werknemers. De efficientere manieren om te werken zijn vaak wel bekend bij de techneuten en functioneel beheerders maar hoe krijg je gebruikers mee? Office 365 groups zijn relatief nieuw. Een bibliotheek, notitieblok, Agenda en een soort slow chat. Ook Yammer heeft toekomst volgens Jasper al gaat het moeizaam met de acceptatie ervan. De Newsfeed in Office 365 wordt niet verder meer uitgebreid. Het Community leven van Office 365 is volop in beweging. Er zijn ook in Nederland diverse bijeenkomsten en andere community events die de moeite waard zijn om te bezoeken. Over deze onderwerpen en meer gaat dit gesprek.

 

www.spcnl.nl
www.diwug.nl
www.spsevents.org

 

 

 

microsoft toolbox"Kleine kantoorautomatisering". Zo ver ik kon googlen is het een nieuwe kreet. Maar ik vind het wel een mooie manier om de automatiseringsvraagstukken te benoemen die de lijm vormen tussen de grote kernsystemen. De wat grotere organisaties hebben allemaal wel een Excact, Procuro, AFAS, Leerlingvolgsysteem of CRM software pakket. Er zijn vaak meerdere programma's die als de belangrijkste gelden in een organisatie. De een is wat gebruikersvriendelijker dan de andere. Allemaal doen ze iets essentieels voor de organisatie. Vaak wordt dan over het hoofd gezien dat er nog veel meer gebeurt. In Excel en  Word bestanden worden ontzettend veel gegevens bijgehouden, bewerkt en gebruikt. Er wordt wel eens geschat dat de helft van alle werkzaamheden van een kantoorwerker hierin plaatsvind. Dan is de vraag is dat altijd erg? Nee denk ik.


Er wordt vaak gezocht naar de heilige graal. Een applicatie die alles doet wat een organisatie nodig heeft. Die bestaan niet. In twintig jaar IT kan ik vertellen dat ik een dergelijke applicatie nog nooit gezien heb. Het is ook onmogelijk om te realiseren. Je kan ook met alleen een heggenschaar geen tuin onderhouden. Het is een goed streven om naar een minimaal applicatielandschap te streven. Zowel qua kosten, beheer, overzicht, adoptie van gebruikers is er veel bij te winnen. Maar je ziet dat gebruikers, kantoorwerkers met een opdracht op zoek gaan naar waar ze hun gegevens in kwijt kunnen. Als dat niet in een bestaand programma kan dan is Excel, Access, of zelfs Word een plek om de administratie van bepaalde gegevens in te doen. Men moet het eenvoudig ergens in kwijt. Ook E-mail kan een plek zijn om de administratie in te doen. Er moet wel scherp op gelet worden dat niet de hele boekhouding in een enorme berg aan Excel bestanden gedaan wordt. Hoewel een beginnend ondernemer kan hier prima mee uit de voeten. Maar in grotere organisaties is dit niet gewenst.

kleine kantoor automatisering

Microsoft maakt bekend dat er een mogelijkheid om een directe verbiding te krijgen met het Office 365 data center. Ze noemen dat ExpressRoute for Office 365. Dit kan een voordeel zijn. De snelheid van de verbinding wordt hiermee wat voorspelbaarder. Hoewel ik moet zeggen in tijd dat ik nu met Office 365 werk nauwelijks problemen heb ondervonden wat betreft de snelheid. Het blijft natuurlijk een clouddienst. En die blijft afhankelijk van de snelheid van de verbinding. Alleen waarmee? Er zitten nog een heleboel stappen, afhankelijk van je Internet Service Provider, tot aan de voordeur van het datacenter waar je daadwerkelijke Office 365 omgeving gehuisvest is. En al die stappen onderweg hebben hun effect op de snelheid van je Clouddienst. 

 

Het is dan ook een mooie ontwikkeling dat Microsoft je doormiddel van deze ExpressRoute een direct lijntje gaat aanbieden tot de voordeur. Alleen als er een graafmachine voor je deur de kabel kapottrekt is ook deze verbinding verbroken. Voor de twijfelaars zou het een doorslaggevende factor kunnen zijn. Ook de nog uitgebreidere data protectie mogelijkheden zijn hierbij een meerwaarde.Het zijn nog een handjevol providers die dit kunnen leveren. Het zal dus nog even duren voor het gemeengoed is. 

ExpressRoute v2 thumb

scholieren digibete docent zat"Veel scholieren zijn digibete docenten zat"
Zo stond het in de Telegraaf. Er is door het Landelijk Aktie Komitee Scholieren (LAKS) (what is in a name) een meldpunt opgericht "Help mijn docent is digibeet". LAKS vindt: "Het is prima is dat scholen steeds meer ICT gebruiken maar dan moeten de leraren er wel mee om kunnen gaan". Nu.nl was iets milder en noemt deze groep "digitaal onbenullig". 

 

Dagelijkse praktijk

Ik merk het in de dagelijkse praktijk. Vreemd genoeg hebben veel docenten (maar ook het ondersteunend personeel) een weerzin van computers. Of het leren van nieuwe vaardigheden op IT gebied. Ik weet niet of het gaat om het leren van iets nieuws in het algemeen is of dat het onderwerp computers en daar aan gerelateerd de onderwijsgevende tegen de borst stuit. Het komt regelmatig voor dat je als IT'er hele simpele dingen aan het uitleggen bent aan talking to wallmensen die langer gestudeerd hebben dan jij. Ik vind dat jammer. Vooral als je weet dat met een beetje moeite en de wil om het te snappen mensen kan helpen hun werk makkelijker te maken. Docenten klagen vaak dat er een enorme administratieve last is bij hun werk. En dat neem ik ook gelijk aan. Alleen als je er dan met simpele oplossingen bij kan helpen daar minder tijd aan te hoeven spenderen. Je zou dan denken dat er dan een motivatie vanuit zou gaan dit te willen snappen. Ik heb wel eens een secretaresse iets proberen uit te leggen over sneltoetsen die het werken sneller en prettiger zouden kunnen maken. (Kopieren en plakken door de rechtermuisknop te gebruiken is erg omslachtig) Het antwoord was: "Ik heb het altijd al zo gedaan. Mijn zoon zegt ook dat ik het anders moet doen. Maar ik ben het nu eenmaal zo gewend". Dan ben ik uitgepraat. 

Groups in Office 365 is een nieuw verschijnsel in Office 365. Als je in een zin wilt weten wat het zijn dan is een mooie beschrijving die ik gehoord heb: Team Sites Lite

 

Office 365 Groups zijn geen Security groepen, en geen Sharepoint groepen. Het zijn groepen die bij Exchange horen. Net als een Team site heeft het een aantal onderdelen waar je gelijk mee aan de slag kan. In onderstaande afbeelding zie je die onderdelen. (klik voor groot). Je hebt een manier om met elkaar in gesprek te  komen, bestanden te delen, en een agenda te delen. Die agenda is een volwaardige Outlook agenda. Dit in tegenstelling tot de agenda die bij een Team site hoort. Die is wat beperkter. 

Een groep is zo aangemaakt en heeft ook zijn eigen e-mail adres. Door hier mail naar te sturen wordt het met alle leden gedeeld. 

 o365 groups

 

Waar wel rekening mee gehouden moet worden bij deze groepen is dat iedereen ze aan kan maken. Dat is aan de organisatie om dat wel of niet leuk te vinden. Bij de scholengemeenschap waar ik werk is dat niet gewenst omdat leerlingen dan een group aan kunnen maken en daar ook een bijbehorend e-mail adres bij krijgen. Stel je voor dat ze een mail adres "Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken." aanmaken en aangezien iedereen de groepen ook kan zien (dit is in te stellen bij het aanmaken of je dat wilt) kunnen er ongewenste dingen gebeuren. Gelukkig kan je dat als beheerder met Powershell uitzetten en kan je bepaalde mensen, of een bepaalde groep wel de mogelijkheid geven ze aan te maken. Als je dan een groep "medewerkers" hebt dan kun je die dus de rechten geven om het wel te kunnen. En de groep "leerlingen" geef je die rechten niet. 

Met dit commando in Powershell kan je dit aan of uitzetten. 

 

Set-OwaMailboxPolicy -Identity TEST.COM\OwaMailboxPolicy-Default -GroupCreationEnabled $true / $false