Office 365 Algemeen

Als je met Office 365 / SharePoint aan de gang gaat hoor je al snel over Meta datering. Simpel gezegd is het de gegevens over de gegevens. De informatie over bestanden bijvoorbeeld:

 

  • Wie heeft het geschreven?
  • Wanneer is het gemaakt?
  • Wanneer is het voor het laatst gewijzigd?
  • Door wie is het gewijzigd?

 

Een aantal standaard gegevens die interessant kunnen zijn om die bij te houden over je bestanden. En ga er maar van uit dat het ook steeds belangrijker wordt. En dit zijn misschien de meest voor de hand liggende gegevens. Voor elke bedrijf, afdeling, team of andere samenwerkende groep mensen zullen de meta gegevens die belangrijk zijn om bij te houden anders zijn. Een groep mensen die veel met Foto's doet en die in een afbeeldingsbibliotheek in SharePoint opslaat zouden het behalve de afmetingen, resolutie en bestandsgroote interessant kunnen vinden van wie de copyright is die op de betreffende foto rust. Dan is het wel handig als dat bijgehouden is. Zeker als je gedoe over copyright rechten wilt voorkomen in de toekomst kan je eisen dat een foto niet opgeslagen mag worden zonder deze gegevens. Aangezien je zelf bij het inrichten kan bepalen welke gegevens je verplicht ingevuld wilt hebben en welke "leuk zijn om te hebben" kan je dit voor de copyright bijvoorbeeld afdwingen. 

 

Andere voorbeelden zijn een financiële afdeling die een boekjaar voor elk document wil zien, een notaris die werkt met hypotheekakten kan een eigenaar willen zien. En zo zijn er tal van scenario's te bedenken waarbij dergelijke informatie interessant is om bij te houden, en die soms zelfs afgewongen moet kunnen worden. 

 

Nu kunnen dit soort gegevens alleen maar bruikbaar zijn in één bibliotheek. Maar vaak is het zo dat in een organisatie dit soort gegevens overal gebruikt worden. In een school zijn bijvoorbeeld Crebo codes veel gebruikt. Dit zijn codes die bij een bepaalde opleiding horen. Ook een schooljaar (2014-2015) is veel gebruikt. Dit zou je graag één keer in willen stellen en beschikbaar maken voor meerdere bibliotheken en lijsten. Hallo Site Kolommen! Hiermee kan je dit dus realiseren. In mijn artikel over site kolommen en contenttypen kan je lezen hoe dit in zijn werk gaat. Voor nu is belangrijk om te weten dat ze dus steeds opnieuw gebruikt kunnen worden. Er wordt in SharePoint van alles aan gedaan om het de gebruiker zo makkelijk mogelijk te maken om de gegevens zo ordelijk als maar kan op te slaan.

 

En waarom moet ik dat belangrijk vinden?
De vraag is natuurlijk wat je er aan hebt. De organisatie kan het belangrijk vinden en daar kan je het wel of niet mee eens zijn. Maar wat ook steeds belangrijker wordt is conclusies trekken op basis van meta data. Je kan natuurlijk een telling doen hoeveel foto's er per maand/jaar bijkomen in een bibliotheek. Je kan zien hoeveel hypotheken per periode worden afgesloten. Het kan hele zinvolle informatie zijn. Als je verkoopcontracten in een SharePoint bibliotheek hebt staan en je slaat in de meta gegevens de orderwaarde en de verkoper op, kan je elke keer automatisch een lijstje genereren die laat zien welke verkoper het meeste afsluit. Weet dat SharePoint veel voor je doet. Allerlei informatie over afbeelingen (Resolutie, afmetingen enz) worden automatisch opgeslagen. In SharePoint zitten al veel van dit soort Site kolommen die voorgedefinieerd zijn. Die kan je gebruiken en het invullen wordt voor je gedaan. Door dan ook nog de bijkomende door jou zelf te bepalen gegevens wel of niet verplicht te maken kan je zorgen voor een consistente en overzichtelijke bibliotheek met bestanden. En ook de gegevens over de bestanden zijn makkelijk toegankelijk en kunnen je helpen om beter geïnformeerde beslissingen te nemen voor je organsatie.