Office 365 Algemeen

scholieren digibete docent zat"Veel scholieren zijn digibete docenten zat"
Zo stond het in de Telegraaf. Er is door het Landelijk Aktie Komitee Scholieren (LAKS) (what is in a name) een meldpunt opgericht "Help mijn docent is digibeet". LAKS vindt: "Het is prima is dat scholen steeds meer ICT gebruiken maar dan moeten de leraren er wel mee om kunnen gaan". Nu.nl was iets milder en noemt deze groep "digitaal onbenullig". 

 

Dagelijkse praktijk

Ik merk het in de dagelijkse praktijk. Vreemd genoeg hebben veel docenten (maar ook het ondersteunend personeel) een weerzin van computers. Of het leren van nieuwe vaardigheden op IT gebied. Ik weet niet of het gaat om het leren van iets nieuws in het algemeen is of dat het onderwerp computers en daar aan gerelateerd de onderwijsgevende tegen de borst stuit. Het komt regelmatig voor dat je als IT'er hele simpele dingen aan het uitleggen bent aan talking to wallmensen die langer gestudeerd hebben dan jij. Ik vind dat jammer. Vooral als je weet dat met een beetje moeite en de wil om het te snappen mensen kan helpen hun werk makkelijker te maken. Docenten klagen vaak dat er een enorme administratieve last is bij hun werk. En dat neem ik ook gelijk aan. Alleen als je er dan met simpele oplossingen bij kan helpen daar minder tijd aan te hoeven spenderen. Je zou dan denken dat er dan een motivatie vanuit zou gaan dit te willen snappen. Ik heb wel eens een secretaresse iets proberen uit te leggen over sneltoetsen die het werken sneller en prettiger zouden kunnen maken. (Kopieren en plakken door de rechtermuisknop te gebruiken is erg omslachtig) Het antwoord was: "Ik heb het altijd al zo gedaan. Mijn zoon zegt ook dat ik het anders moet doen. Maar ik ben het nu eenmaal zo gewend". Dan ben ik uitgepraat. 

Er zijn in-huis trainingen. Er is "werkplekondersteuning" waarbij een interne trainer een docent op de werkplek 1 op 1 ondersteund en geduldig uitlegd. Er zijn bergen instructies geschreven met veel plaatjes hoe bepaalde handelingen te doen zijn. Er is een grote groep die gewoon niet wil. Die hier geen tijd in steekt en bij elk (simpel) probleem een helpdesk belt die het dan maar op moet lossen. Dit kost veel tijd en geld. En het hoeft niet. Docenten zeggen dan dat ze het druk hebben. Ik denk dan als je wat kleine kantoor automatisering zou toepassen die voor veel gewone gebruikers dagelijkse kost zijn win je er veel tijd en geld mee. Dan heb je het minder druk en houdt je dus tijd over voor het daadwerkelijke les geven. 

Uiteraard zijn er de docenten die willen en zorgen dat ze het kunnen. Die extra tijd stoppen in het doorgronden van een systeem. En regelmatig ook de lol en gemak ervan in zien. Die krijgen ook alle ondersteuning die ze nodig hebben. Ook van ondergetekende. Het is namelijk leuk om mensen die welwillend zijn, er gemotiveerd tijd en moeite in willen steken, verder te helpen. Je voelt je namelijk net een goochelaar. Als je mensen namelijk iets kan laten zien wat hun uren vervelend werk bespaard dan ben je wel eventjes de held van de dag. En dat maakt dit ICT vak zo leuk. Een van de dingen die veel werk uit handen kan nemen is de documentset in Office 365/SharePoint. Ik ben zelf sinds enige tijd hiermee aan het experimenteren en als je door meta gegevens te gebruiken in een klap een hele berg documenten kan klaar zetten en vullen met gegevens die voorheen per document "met de hand" gedaan moesten worden dan win je tijd. Veel tijd. Een leerlingen dossier zou hier een voorbeeld van kunnen zijn. Als je dit dan laat zien en je voelt je lange blonde manen wapperen in de wind van een ventilator dan krijg je wel even het Hans Klok gevoel. Het is alleen jammer dat dit nog te weinig gebeurd. Ik wil me elke dag Hans Klok voelen. 

 

Een van de dingen die ik zelf doe om dit te bewerkstelligen is een Showroom. Een Site verzameling waarin ik een aantal sort kolom biebvoorbeelden heb staan van hoe je gebruik kan maken van de functionaliteit die er in Office 365 zit. Simpele voorbeelden van een bibliotheek met en zonder meta data. De ene bibliotheek heeft vele sub-sub-sub-mappen waar je je suf zoekt naar een bepaald document. De andere heeft Meta data waardoor je met een paar simpele muisklikken kan filteren en zo heel snel vind wat je wilt hebben. En zo nog een aantal voorbeelden. Een knop op de hoofdsite/portal naar die Showroom en je hoopt dan dat mensen er gaan kijken en er door geinspireerd raken. Dit begint nu te komen. 

 

Vetrouwen geven.

Dat gebruikers huiverig zijn om iets nieuws te leren op ICT gebied heeft voornamelijk te maken met angst. Angst dat het stuk gaat. Angst dat het niet werkt. Angst dat men het niet gaat snappen. Omdat ik al langer in de IT werk en al vaker een nieuw systeem heb moeten leren begrijpen heb ik dit vaker gedaan. Elke keer als er een nieuw systeem binnengedragen werd heb je als IT'er het maar gewoon te leren. Soms met hulp van een training, soms zonder. En elke keer volgt het hetzelfde proces. In het begin snap je er helemaal niks van. Je bent naarstig op zoek naar de piket paaltjes. Wat doet het systeem wel en wat niet? Wat is handig voor mijn werk? Of voor dat van mijn collega's?  "What is in it for me?" In het begin voel je je verloren en raak je de weg kwijt. Alsof je in een nieuwe stad woont. Maar naarmate je de omgeving leert kennen zijn er plekken waar je meer van wilt weten. Je leer functies kennen die je kunnen assisteren bij je werk. Die het makkelijker maken. Het enige wat je dan hoeft te doen is er mee beginnen te werken. En er zijn in het verleden veel systemen geweest waar je je nooit thuis ging voelen. Waar je door de menu's en te veel aan mogelijkheden door de bomen het bos niet meer zag. Zie de afbeeldingen hieronder. (opklikken voor groot)

bad ui examplebad userinterface1

Sinds Steve Jobs, "Less is more" en andere mooie inzichten over hoe een "gebruikerservaring" zou moeten zijn is dat veranderd. Er is een hele wetenschap over hoe gebruikers omgaan met software. Met name met websites en webshops. Er zijn boeken geschreven en beroepen ontstaan. (Google woorden: "user experience ux"). Deze kennis is toegepast op de meest moderne (web) software. Zo ook Office 365. Er zijn vele tests en onderzoeken gedaan om te zien welke functionaliteit op welke manier aan de gebruiker ter beschikking gemaakt moet worden. Deze idee├źn en niet de hoeveelheid functies en knoppen die de waarde gaven aan software maar of het zinvolle functionaleit was en of de gebruikers er makkelijk mee kunnen werken. 

 

Dus geachte gebruikers:

 

1. Software gaat niet meer kapot. Je computer valt niet meer uit of gaat kapot omdat je iets verkeerds doet. Alle fouten zijn te herstellen. Laat ik een klein voorbehoud maken: Bijna allemaal. Er zullen altijd uitzonderingen zijn maar die worden alleen maar minder. Als er al eens problemen zijn, zijn het storingen. Dus van tijdelijke aard. 

 

2. Vandaag opgedane ICT kennis is ook morgen nog bruikbaar. En ook volgend jaar nog. Misschien dat sommige dingen er anders uit gaan zien. Maar een map is nog steeds een map en dat is het al sinds het jaar +/- 1990. Als je genoeg weet van computers ga je zien dat het allemaal een variatie op een thema is. Het zijn nog steeds allemaal nullen en enen. Dat zal het ook de komende eeuw blijven. Je gaat verbanden leggen met wat je al weet en naarmate je meer weet wordt het leren ook steeds makkelijker. Die eerste drempel over komen is het lastigst en de meeste digibeten zijn te huiverig om die stappen te zetten. Ze houden vast aan die paar "trucjes" die ze wel kennen. Zet dus die stap en ga de drempel beklimmen. Toegegeven die is voor iedereen verschillend qua hoogte. Maar te doen!

 

3. Negatieve ervaringen van 3 jaar geleden zijn vandaag niet meer geldig.

Veel mensen baseren hun ervaringen met ICT op ooit opgedane ervaringen waarbij iets fout ging. Toen er werk verloren ging of een andere storing hun werk of andere bezigheden onmogelkijk maakte. Als je aan die associatie vast wilt houden dan is dat je goed recht. Alleen is het niet eerlijk. Als je kijkt hoe vaak het je geholpen heeft bij je werk dan is dat altijd in een enorme meerderheid. Mocht dat echt niet zo zijn dan moet je weer met pen en papier gaan werken en de computer laten staan. 

 

4. 80% van de "computerproblemen" komt door onkunde.
En dit is goed nieuws. Er is namelijk iets aan te doen. Meestal is iets niet weten de oorzaak dat iets niet werkt. Of de gebruiker werkt op een erg onhandige manier om iets gedaan te krijgen. Dit kost veel tijd en dus geld en frustratie die dus niet nodig is. Deels is het mijn werk daar verandering in te brengen. Dan is het wel noodzakelijk dat de andere partij meewerkt. Bereid is om iets te doen wat men nog niet eerder gedaan heeft. Zelfstandig wil experimenteren. Nu tijd wil investeren in het leren van functionaliteit om straks meer tijd te winnen in het dagelijkse werk. Het moet zoals bij zoveel dingen in het leven, van twee kanten komen. 

 

5. Digibeet zijn heeft niks met leeftijd te maken. (in ieder geval vaak)
Veel mensen zullen denken dat het vaak de wat oudere werknemer/docent is die problemen heeft met computers. Dit is niet altijd waar. Ik kom in mijn werk zowel oudere als jongere mensen tegen die weinig weten van het gereedschap waar ze (een deel van) het dagelijkse werk op moeten doen. De oudere (45+) zijn wel in de meerderheid onder de digibeten maar het heeft voornamelijk te maken met interesse. Het willen weten. Er zijn ouderen die het erg leuk vinden en die er hun weg in (willen) vinden. Er zijn jongere die een app op een telefoon prima snappen. De diverse functies die hun kantoorwerk makkelijker maken zouden kunnen maken zijn echter een brug te ver. 

 

Ten Slotte

Het heeft nauwelijks nog met de software te maken dat een deel van de mensen er niet of beroerd mee kan werken. Ik wil zeker niet beweren dat daar geen fouten meer in zitten of dat dit zonder problemen zou zijn. Zeker in de loop van de afgelopen 5 jaar is er enorm veel aan veranderd. Door o.a. de invloeden van Apple en de eerder genoemde "User Experience" wetenschap is ook de gebruikerservaring veranderd. Het is nu voor een groot gedeelte aan de gebruiker, de docent, de werknemer om zijn IT skills te ontwikkelen. Ook de middelen om dit te doen zijn ruim aanwezig. Op Youtube staan over elk denkbaar onderwerp filmpjes die je uitleggen en voordoen hoe je iets moet doen. Er is ontzettend veel geschreven over alle mogelijke onderwerpen. En ook de meeste organisaties zullen de wil om je hierin verder te ontwikkelen ondersteunen. Maar de digibeten zijn aan zet.