Office 365 Algemeen

microsoft toolbox"Kleine kantoorautomatisering". Zo ver ik kon googlen is het een nieuwe kreet. Maar ik vind het wel een mooie manier om de automatiseringsvraagstukken te benoemen die de lijm vormen tussen de grote kernsystemen. De wat grotere organisaties hebben allemaal wel een Excact, Procuro, AFAS, Leerlingvolgsysteem of CRM software pakket. Er zijn vaak meerdere programma's die als de belangrijkste gelden in een organisatie. De een is wat gebruikersvriendelijker dan de andere. Allemaal doen ze iets essentieels voor de organisatie. Vaak wordt dan over het hoofd gezien dat er nog veel meer gebeurt. In Excel en  Word bestanden worden ontzettend veel gegevens bijgehouden, bewerkt en gebruikt. Er wordt wel eens geschat dat de helft van alle werkzaamheden van een kantoorwerker hierin plaatsvind. Dan is de vraag is dat altijd erg? Nee denk ik.


Er wordt vaak gezocht naar de heilige graal. Een applicatie die alles doet wat een organisatie nodig heeft. Die bestaan niet. In twintig jaar IT kan ik vertellen dat ik een dergelijke applicatie nog nooit gezien heb. Het is ook onmogelijk om te realiseren. Je kan ook met alleen een heggenschaar geen tuin onderhouden. Het is een goed streven om naar een minimaal applicatielandschap te streven. Zowel qua kosten, beheer, overzicht, adoptie van gebruikers is er veel bij te winnen. Maar je ziet dat gebruikers, kantoorwerkers met een opdracht op zoek gaan naar waar ze hun gegevens in kwijt kunnen. Als dat niet in een bestaand programma kan dan is Excel, Access, of zelfs Word een plek om de administratie van bepaalde gegevens in te doen. Men moet het eenvoudig ergens in kwijt. Ook E-mail kan een plek zijn om de administratie in te doen. Er moet wel scherp op gelet worden dat niet de hele boekhouding in een enorme berg aan Excel bestanden gedaan wordt. Hoewel een beginnend ondernemer kan hier prima mee uit de voeten. Maar in grotere organisaties is dit niet gewenst.

kleine kantoor automatisering


Waar ligt dan het omslagpunt dat er omgekeken moet worden naar een serieus software systeem? Dat is moeilijk precies aan te geven. Welke waarde hebben de gegevens? Zijn ze onderdeel van de gegevens waarop gestuurd moet worden? Is het veel? Zijn er veel wijzigingen nodig per dag? Zijn er meer gebruikers bij betrokken die deze wijzigingen uitvoeren? Is dan het systeem dat men op het oog heeft hierin een aanwinst? Gaat het sneller? Makkelijker, worden de gegevens inzichtelijker gepresenteerd? Dit zijn allemaal kenmerken waarop je een beslissing kan baseren.


Als een dergelijk kernsysteem (nog) niet gewenst is blijft de “kleine kantoorautomatisering” over. En hier hoeft niks mis mee te zijn. Met software als Office kan veel. Met Office 365/SharePoint kan nog meer. Het is mogelijk om met deze kleine kantoorautomatisering een mooie laag lijm tussen de verschillende kernsystemen aan te brengen. Ook kunnen er dure licenties uitgespaard worden. Een docent die alleen wat NAW gegevens van zijn leerlingen wil kunnen inzien, omdat de afdeling Studentenzaken de rest doet, hoeft geen licentie voor het dure Studentenvolgsysteem te hebben. Een Externe lijst in Sharepoint kan hierin een rol spelen. SharePoint is te koppelen aan een gegevens set in het kernsysteem. Deze lijst is dan beschikbaar voor de docent in Office 365/SharePoint. Op basis van deze lijst kan dan bijvoorbeeld een brief verstuurd worden met Afdruk Samenvoegen. De docent zou ook wijzigingen kunnen aanbrengen in de lijst, die vervolgens weer in het kernsysteem worden overgenomen. En dit is maar een klein voorbeeld. In Access worden vaak hele systemen gebouwd. Bijvoorbeeld voor stageplekken. Hierin staan dan onder andere de bedrijven waar stage wordt gelopen, de contactpersoon aldaar, de stage periode en de leerling zelf. Dit is belangrijke informatie voor een school. En dat het in een Access database staat met handige formulieren en mogelijkheden voor het afdrukken van rapporten en stageverslagen. Als je dan met een gelieerd systeem hierin kan kijken en er overzichten en dashboard van kan maken dan zou dat nog mooier zijn. Ook dat kan met Office 365 en heet Power BI.


De “Kleine kantoorautomatisering” is een deel van elke organisatie. De reden om alles maar in een groot, log, duur kernsysteem te willen proppen is nog kleiner geworden. Office 365 ook hierin een rol kan spelen dergelijke gegevens op diverse manieren inzichtelijk en beschikbaar te maken. Daarom is de motivatie om naar de grote kernsystemen over te stappen minder sterk. Dit scheelt kosten op allerlei vlakken. Maar men moet om de zoveel tijd opnieuw kijken of een kernsysteem het kantoorleven mooier en efficiënter kan maken. Maar de kleine kantoorautomatisering moet zeker opnieuw gewaardeerd worden door ontwikkelingen als Office 365.