Office 365 Beheren

Office 365 Beheren

Ik had laatst een probleem met een bepaalde map in een bibliotheek. Soms hebben we er last van dat sommige bibliotheken wel erg groot zijn. Een bepaalde map met wat Word Bestanden gaf elke keer een 500 internal Server error als een van de bestanden wilde openen. Openen in de verkenner lukte niet. De map zelf was onbenaderbaar.  Dus contact met Microsoft opgenomen.

Zij vertelden me dat het wel een grote bibliotheek was met te veel bestanden (23.000). Maar ik vond het vreemd dat bestanden en mappen op een dieper niveau in een ander submappen structuur in dezelfde bibliotheek geen problemen gaf. Dit bleek voor hun niet vreemd te zijn. Ik zou denken dat de lengte van de URL / Padnaam de boosdoener zou zijn, maar dat bleek van niet.
Ze stuurde me een mail met daarin de suggestie om de Site Manager te gebruiken. Een
tool uit een voorgaande versie van SharePoint en kennelijk in Office 365 nog bereikbaar als je de url weet:  <site_url>/_layouts/15/sitemanager.aspx.  Maar als ik de "corrupte" map benaderde werd ik weer geredirect naar het begin van de bibliotheek. Bovendien kan deze tool geen mappen en alleen bestanden verplaatsen. 

files corrupted In office 365 SharePointHet tweede advies was dat ik de bibliotheek op moest splitsen in verschillende bibliotheken. Ik heb dit gedaan alleen de bestanden en map in kwestie liet zich niet verplaatsen. Ook de weergaven aanpassen leek niet te helpen. Nadat er een andere techneut bij Microsoft naar gekeken had kwam die met de suggestie om met SharePoint Designer de map te verplaatsen. En dit heeft uiteindelijk de oplossing gebracht. Een simpele copy and paste met de juiste tool en de map en de bestanden konden in een andere bibliotheek weliswaar weer geopend en bewerkt worden. 

 

Meer informatie van Microsoft over de 5000 items limiet:

Manage lists and libraries with many items



 

 


{jcomments on}

 

AD O365 Sync

Ik heb Active Directory (Windows Server 2012 R2) in een Hyper-V omgeving gesynchroniseerd met Office 365. Hoewel ik wat probleempjes moest oplossen was het toch simpeler dan ik gedacht had. Soms als je niet weet hoe iets werkt heb je daar vage ideeën over en verwacht je ingewikkeldere technieken. Nu blijkt dat het gewoon een tool is die je Lokale Active Directory synchroniseerd met je Office 365 omgeving. De tool heet DirSync en die doet al het werk voor je. Deze installeer je op de AD server. Dit mag ook een Domain Controller zijn. Ik ben niet zo'n Windows Server guru maar ik ga er even vanuit dat dit niet een best practice is. Dus in een live omgeving is het beter om dit op een apparte server te doen. 

Het beheren van Office 365 is geen hele moeilijke taak aangezien het meeste door Microsoft zelf gedaan wordt. Ik bedoel daarmee het echte "ouderwetse" serverbeheer. Updates van software en hardware daar heb je als Office 365 beheerder niks mee te maken. Mijn werk bestaat voor een groot gedeelte uit het adviseren van Site beheerders en het verdelen van Storage quota. De schijfruimte die een sitecollectie/Site verzameling mag gebruiken. In onderstaande afbeelding zie je duidelijk de Siteverzameling die nodig wat meer ruimte nodig heeft. 

office 365 storage quota

 

Het fijne van het weinige werk dat je hebt aan daadwerkelijk beheer is dat je de dingen kan gaan doen die je eigenlijk zou willen doen. Het helpen van gebruikers door hun werk makkelijker en efficienter te maken doormiddel van automatisering. Ik heb in ieder geval meer eer van mijn werk als ik een vervelend klusje voor een gebruiker kan omzetten in een leuk klusje. Of de gebruiker de mogelijkheid geven andere en nuttigere dingen te gaan doen dan dat vervelende klusje. 

 

Dit is een verschuiving van arbeid die we meer zien. Het tradionele beheer zal steeds minder nodig zijn. Ik heb zelf het gevoel dat je de werkzaamheden terug krijgt die je als IT'er altijd al aantrok in het vak. Automatiseren en gebruikers helpen.