SharePoint Sites

SharePoint Sites

Dat SharePoint/Office 365 een geweldig product is zijn steeds meer mensen het over eens. Voor wie het redelijk nieuw is kan het soms moeilijk te begrijpen waarom dat zo is. In Deze video laat ik zien hoe je op een makkelijke manier SharePoint voor je kan laten werken. Het is niet belangrijk dat je precies weet hoe het werkt. Het gaat even om het idee er achter. 

 

 

Ben je net bezig een beetje wegwijs te worden in InfoPath dreigen ze er mee het de nek om te draaien. Het bleek dat er nogal een revolte uitbrak op het moment dat dit bekend werdt gemaakt. Mensen barsten in huilen uit en hebben infopath zelfs in een ceremonie ten grave gedragen. (Bewijs op Youtube) Het verdriet was enorm. 

 

jasper presentatieGisteren was ik aanwezig bij de DIWUG in Rotterdam.
Het nieuwe kantoor van Motion10 was onze omgeving voor een paar uur informatie delen met soortgenoten. De eerste presentatie was van een bekende: Jasper Oosterveld die ons vertelde dat er een een mooie toekomst was weggelegd voor Office 365 groups.

 

mappenDe meeste SharePoint professionals zullen het misschien met me oneens zijn. Als je het woord "mappen" uitspreekt in hun nabijheid gaan ze gegarandeerd vies kijken. Meta datering is nu eenmaal de beste oplossing. Alleen als je al ziet hoe het navigeren gaat op basis van Meta datering heb je genoeg reden om het niet anders te willen. Maar ik zie geen probleem waarom ze niet naast elkaar kunnen bestaan. Maar, en ja daar komt ie, gebruik het alleen voor het eerste niveau en probeer te voorkomen dat je er rechten op uit gaat delen. Die administratie moet je niet willen. Maar als eens simpele manier om een aantal documenten te groeperen is er niks mis mee. 

groups for Office 365

Office 365 groups zijn inmiddels in de meeste omgevingen beschikbaar. Het is weer een bouwsteen die Microsoft heeft gemaakt om de medewerkers van een organisatie samen te laten werken. Het organisch laten groeien van samenwerking tussen mensen is iets dat steeds dominanter wordt in Office 365. Het is ook weer een voorbeeld van het verder uitbouwen van het Social idee. Gebaseerd op de manier waarop mensen elkaar vinden in Facebook en Linkedin bijvoorbeeld. 

 

Office 365 Groups zijn standaard open om lid van te worden. Als je dus een groep ziet waarvan je denkt dat de inhoudt je wel interesseerd dan wordt je lid door er op te klikken. Je kan er ook voor kiezen om de Group Private te maken. Zo kan je alleen zien wat er in de Group te zien is als je lidmaatschap aanvraag goedgekeurd wordt. De Office 365 Groups hebben minder beheerslast dan een Team Site. Daarom is ook de beste korte omschrijving die ik heb kunnen vinden: "Team Site Lite". 

Bij een teamsite moet je een echte beheerder hebben, moet je rechten uitdelen en moet je diverse dingen als een mailadress en agenda voor de site zelf configureren. Office 365 Groups hebben als voordeel dat ze de meest gebruikte onderdelen al standaard meegeleverd krijgen. Op termijn krijgt het integratie met Skype for Business en Yammer. (Yammer heeft al dergelijke groepen). Office 365 groups is zeker een blijvertje.

office 365 groups 2



Het is ook logisch om de kennis die zich in je organisatie bevindt beter elkaar te laten vinden. Hoe vaak zal het gebeuren dat er een dure externe adviseur aangetrokken wordt voor kennis die misschien wel verderop op de gang zit? Maar je weet niet dat die persoon die kennis heeft? Dan is ook de Office 365 Groups een manier om elkaar te kunnen vinden. Of een project waar je ook graag betrokken bij blijft die kan je nu sneller en makkelijker tegenkomen als je door de groepen heengaat bladeren.  

 

 

 

 

Dat was bijzonder. Ik kreeg vandaag een site beheerder op bezoek die voor een Sub site het menu bovenin van de bovenliggende Site niet meer ingesteld kreeg. Als je bij de site instellingen kijkt in SharePoint behoor je een menu optie te zien onder de sectie "Uiterlijk" met "Navigatie" Als je daar op klikt krijg je onderstaand scherm:

navigatie

 

Nu kwam deze beheerder naar me toe en die zei dat hij de betreffede optie niet zag staan. Ik heb meegekeken

en inderdaad die stond er niet. Bij een andere subsite wel en daar heb ik de pagina url gekopieerd en die in de subsite waar de optie niet te zien was, er gewoon achteraan geplakt op de juiste plek:

 

https://jetenantname.sharepoint.com/sites/Showroom/AreaNavigationSettings.aspx

 

En ik kreeg het scherm gewoon en we konden de gewenste aanpassingen doen. 

sitepages editAls gebruikers items in een bibliotheek of list aan moeten kunnen passen kunnen ze vaak ook de Site Pagina bewerken. Je kan dit oplossen. Door rechten aan te passen op de bibliotheek waar de pagina's in staan (Alles is een lijst of een bieb in SharePoint). Deze bibliotheek heet meestal SitePagina's.

sitepages 

Zet hier unieke (lees)rechten op. Door hier lees rechten op te zetten voor de gebruikers van de site zullen ze niet meer in staat zijn de pagina's aan te passen. Als je het zo leest is het eigenlijk best logisch.

 

Promoted Links of Aanbevolen Links zijn een mooie manier om (delen van) sites onder de aandacht te brengen. Dit zijn de zogenaamde "Tegels". Een plaatje met een link erachter.

Promoted Links Default

 

​​Ik zag dat ik deze WebPart niet heb in de Sharepoint voor kleine bedrijven. Ook merkte ik dat het even zoeken is naar hoe je een toegevoegd item naderhand kan aanpassen. Omdat als je een item wilt selecteren je gelijk naar de link gaat die aan het plaatje vast zit. En je moet iets kunnen selecteren voor je voor "Item bewerken" kan kiezen.

Ga daarvoor naar Lijst >> Weergave en verander daar de weergave van "Tegels" naar "Alle gepromoveerde koppelingen". Dan kan je een item selecteren en bewerken.