SharePoint Sites

Met de uitrol van Office365 / SharePoint worden vaak afdelingsschijven direct overgezet in bibliotheken inclusief de mappen/directories. Maar Office365 / SharePoint is een ander systeem en we zouden anders moeten leren gaan kijken naar onze gegevens. In SharePoint kan je zoeken naar je gegevens zoals je ook in Google zoekt. Door zoekwoorden (meta gegevens) aan je documenten te verbinden kan je op die manier je documenten sneller terugvinden. Er zijn een aantal redenen om afscheid te nemen van mappen en zoekwoorden of Meta gegevens te omhelzen.

Mappen en sub-mappen hebben de neiging om gegevens te verbergen. Het is erg lastig iets te vinden.


URL / Weblinks mogen niet te lang zijn. Een pad is de weg naar het bestand toe.

Eerst was dat G:\Afdeling\Algemeen\bestandsNaam.docx

 

Nu is het zoiets als:
https://schoolo365.sharepoint.com/sites/financien/bibliotheekNaam/DocumentNaam.docx
Net als in een mappen structuur is een pad naar een document beperkt in hoe lang dat mag zijn.
In totaal mag het niet langer zijn dan 256 letters. Hoe korter we het kunnen houden hoe beter.

 

Als we een document verplaatsen van de ene map naar de andere, wordt dit pad gewijzigd. Alle plaatsen waar het oude pad (mailtjes die verstuurd worden om bestanden te delen) in stonden zijn niet meer geldig. Terwijl een kenmerk/zoekwoord/Meta gegeven wijzigen zo gebeurd is en geen invloed heeft op het pad.


Rechten uitdelen op mappen is iets dat ik afraad in SharePoint. Het systeem is hier niet voor gemaakt. Begin er dus ook niet aan.

 

Mappen zijn zo 1998. Als je Gmail, hotmail of een andere moderne webmail gebruikt dan is er een grote kans dat je maar een grote map hebt. Als je iets nodig hebt dan gebruik je de zoekfunctie wel.


Mappen hebben vaak als nadeel dat er duplicaten van bestanden ontstaan. Collega's maken een kopie op een ander plek en het overzicht is snel weg. Door allemaal in een bibliotheek te werken zonder mappen kan je zoeken en filteren en snel zien of er al een kopie bestaat. Je kan documenten uit checken of een nieuwe versie maken. Het is een andere manier van werken dan je gewend was, maar op deze manier scheelt het een hoop frustratie onder collega's.


Het sorteren en filteren is een krachtig hulpmiddel om je weg te vinden in SharePoint.

Met mappen heb je daar niks aan. Zonde!


Je kan documenten kwijt raken door ze in de verkeerde map te plaatsen.

In een SharePoint bibliotheek is dit niet mogelijk.


Als je je in een sub-sub-sub map bevind is het erg lastig om je daar weer een weg uit te navigeren.

 

Data integriteit. Collega's kunnen de naam per ongeluk van de organisatie verkeerd spellen of een andere belangrijk beschrijvend gegeven zodat ze niet gevonden worden. Dit kan je met SharePoint afdwingen dat de juiste spelling wordt gehanteerd.

 

Genoeg redenen dus om geen mappen meer te gebruiken. Mochten er na de migratie wel mappen zijn meegekomen dan kan je deze ook in de loop der tijd migreren naar map-loze bibliotheken. Als er een goede reden voor is kan je ook voor groepen documenten een aparte bibliotheek aanmaken en daar de documenten in plaatsen.

 

Je moet het een beetje zien als toen we net met internet begonnen hadden we lijstjes en tijdschriften met de leukste websites. Nu hebben we Google en Bing. Als we iets nodig hebben zoeken we er wel naar en dat komt omdat we snel vinden wat we willen zien. Anders hadden we nog lijstjes. Mappen zijn lijstjes met websites.

Overbodig geworden dankzij SharePoint.